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기고- 종이문서 보관용 캐비닛(Cabinet)을 없애자
입력시간 : 2019. 05.31. 00:00


주승식 전남도 정보시스템팀장

행정안전부가 ‘문서24’(https://open.gdoc.go.kr)를 개발해 2016년부터 서비스를 시작했다. 법인이나 단체, 협회, 개인 등 누구나 공공기관에 보내는 문서를 안방에서 전자문서로 보내거나 받아볼 수 있는 정보시스템이다. 공공기관에 많은 문서를 제출하는 법인 등에서는 종이문서 보관용 캐비닛을 없애도 된다.

정보기술의 획기적 발전은 인류의 삶 자체에 점점 더 많은 고도화를 요구하고 있다. 바로 정보의 기록·전달과 가공 능력이다. 원시 인류에게는 어느 산 너머에 어떤 사냥감이 있는지를 동굴 벽에 그림으로 표시했다. 동굴 벽화는 우리나라를 비롯해 세계적으로 많이 볼 수 있다.

그림이 문자로 나타나기 시작한 곳은 지금의 이라크 지방인 수메르 지방이다. ‘쐐기문자’라고 하는데 기호에 가깝다. 이후 중국에서 갑골문자가 나온다. 거북이 등껍질에 글을 새기고 그 안을 불로 데워 갈라지는 방향을 보고 점을 치는 용도로 사용했다. 한자의 기원이 된다.

종이가 없었던 시대에는 대나무에 글을 썼다. 이것을 책(冊-대나무를 묶어 놓은 모양)이라 했다. 이집트에서는 인류 최초의 종이인 피피루스에 문자를 적었고, 이후 중국의 채륜이 종이 만드는 법을 발전시켰다. 이 때부터 멀리 있는 사람들에게도 정확하게 정보를 전달할 수 있게 됐다.

문자 기록 수단의 발전에 따라 정보 전달 방법도 발전하게 된다. 사람이 직접 가서 전달하다가 말을 타고 가게 되었고, 말이 뛰는 체력의 한계를 극복하기 위해 말을 갈아타는 역참이 생겼다. 우리나라에서는 고려시대 때 500개 이상의 역참이 있었다는 기록이 삼국사기에 있다. 이후 자전거, 자동차 등 교통수단이 발전함에 따라 빠르고 신속하게 정보를 전달할 수 있게 되었다. 우표를 붙여 편지를 보내는 우편제도는 소식을 더욱 빠르고 편리하게 전하는 데 큰 도움이 되었다. 이후 전화기와 팩시밀리에 이어 지금은 휴대전화와 전자우편 등이 대세다. 인터넷의 발전은 세계의 온갖 정보를 바로 눈앞에서 보듯 생생하게 접할 수 있게 한다. 행정기관 뿐만 아니라 사기업도 문서를 전자화해 순식간에 다른 기관에 전달할 수 있다. 우리나라 전자문서시스템은 세계 최고 수준이다. 1990년대 초 캐비닛에 종이문서를 쌓아두고 공문서를 편철해 보관했는데 지금은 그런 광경을 볼 수 없다.

그런데 아직도 상당수 민원인은 종이문서를 보내며 보관 캐비닛을 사용하고 있다. 이제 캐비닛을 몰아낼 때가 됐다. ‘문서24’ 누리집에 회원으로 가입만 하면 된다. 정부에서 운용하는 ‘문서유통시스템’과 연계돼 있어 전국 어떤 기관으로도 문서를 보낼 수 있다. 문서 회신은 ‘문서24’ 시스템 수신함에서 언제든지 열어볼 수 있다. 2016년 서비스 시작 이래 지금까지 전라남도내로 문서24를 통해 제출된 문서는 약 2만 건이다. 문서 24 정보시스템은 △각종 보조금 사용내역 자료 제출 △일반 민원서류 제출 △계약 관련 착공서류 및 대금 청구 서류 제출 △사회복지 등 수탁자가 위탁자에게 제출하는 각종 서류 △용역계약 서류 제출 △건설 관련 각종 감리보고서 제출 등 공공기관에 제출하는 모든 문서에 적용된다.

행정기관의 경우 이 시스템을 통해 문서를 수신하면 전자결재시스템으로 바로 접수한다. 문서 번호를 다시 받거나 종이문서를 스캔해 보관할 필요가 없다. 접수된 문서에 대한 회신도 전자문서로 보낸다. 정보기술의 발전은 4차 산업혁명시대를 앞당기고 있고, 각종 문서를 활용해 빅데이터 산업 등 새로운 산업을 창출하고 있다. 이러한 시대적 변화에 발맞춰 모든 문서의 전자화 시대를 열어 새로운 산업과 가치의 창출이 이뤄지길 기대해 본다.


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